PREHLÁSENIE PREVÁDZKOVATEĽA O SPRACÚVAVANÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV

V tejto sekcií uvádzame informácie o spracúvaní a ochrane osobných údajov v zmysle nariadenia EP a Rady EÚ č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) a zákona SR č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len: „zákon o ochrane osobných údajov“).

Prevádzkovateľ ROLFES, s. r. o. so sídlom Dolné Hony 28B, IČO: 52738060 (ďalej len „prevádzkovateľ“), na zaistenie ochrany práv dotknutých osôb prijal primerané technické a organizačné opatrenia, ktoré deklarujú zákonné spracúvanie osobných údajov. Prevádzkovateľ ďalej zaviedol transparentný systém zaznamenávania bezpečnostných incidentov a akýchkoľvek otázok zo strany dotknutej osoby, ako aj iných osôb.

V prípade potreby môže dotknutá osoba získať jednotlivé informácie aj telefonicky na: +421 911 137 101  alebo e-mailom: rolfes@rolfes.sk

1. Prevádzkovateľ

ROLFES, s. r. o.

Dolné Hony 28B

951 41 Lužianky

IČO: 52738060

Vaše údaje spracúvame pre vlastné účely ako Prevádzkovateľ. To znamená, že my stanovujeme účel, pre ktorý Vaše osobné údaje zhromažďujeme, určujeme prostriedky spracúvania a zodpovedáme za ich riadne vykonanie.

2. Sprostredkovatelia a príjemcovia

Prevádzkovateľ môže v určitých prípadoch spracúvať osobné údaje dotknutých osôb aj prostredníctvom sprostredkovateľov, ktorí sú poverení spracúvaním osobných údajov v súlade s článkom 28 Nariadenia GDPR.

Sprostredkovatelia spracúvajú osobné údaje dotknutých osôb v mene Prevádzkovateľa. Spracúvanie osobných údajov prostredníctvom sprostredkovateľa nemá negatívny vplyv na výkon a uplatňovanie práv dotknutej osoby. Prevádzkovateľ využíva len sprostredkovateľov poskytujúcich primerané technické, organizačné a ďalšie opatrenia tak, aby spracúvanie spĺňalo požiadavky GDPR a aby bola v plnom rozsahu zabezpečená ochrana práv dotknutej osoby.

Kategórie sprostredkovateľov:

• Dodávateľ zabezpečujúci dodávky technického riešenia, služby webhostingu, údržby a podpory IT systémov používaných Prevádzkovateľom (napríklad aj poskytovatelia emailových služieb).
• Dodávateľ zabezpečujúci služby na úseku účtovníctva a daňových povinností Prevádzkovateľa

Kategórie príjemcov osobných údajov:

• Osoby konajúce na základe poverenia prevádzkovateľa , právni zástupcovia, advokátske kancelárie a audítori.
• Orgány štátnej správy a verejnej moci na výkon kontroly a dozoru.

3. Účel spracúvania osobných údajov

Ako prevádzkovateľ spracúvame osobné údaje výlučne na základe legitímneho právneho základu a v súlade s presne vymedzenými účelmi:

• Reakcia na dopyt, podnet alebo otázku podanú telefonicky, e-mailom, cez kontaktný formulár alebo poštou

Údaje spracúvame za účelom vybavenia vašej požiadavky, najmä ak ide o otázky týkajúce sa našich produktov a služieb (výroba technologických kontajnerov, oceľových konštrukcií, zákazková kovovýroba).

Právny základ: oprávnený záujem prevádzkovateľa podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR.

Máte právo namietať takéto spracúvanie.

• Prejavenie záujmu o naše produkty a služby (predzmluvné rokovania)

Spracúvame údaje za účelom prípravy cenovej ponuky, projektového návrhu alebo iných úkonov potrebných pred uzatvorením zmluvy.

Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR (predzmluvné vzťahy).

• Spracúvanie údajov v rámci zmluvného vzťahu

(napr. objednávky, projektová dokumentácia, výroba a dodávky kontajnerov a konštrukcií, montáž, fakturácia, servis)

Spracúvanie je nevyhnutné na uzatvorenie a plnenie obchodných zmlúv, výrobných zákaziek a poskytovanie našich služieb.

Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR.

• Spracúvanie údajov uchádzačov o zamestnanie

Ak reagujete na pracovnú ponuku, vaše údaje spracúvame v rámci predzmluvného vzťahu.
Pri zaradení do databázy uchádzačov spracúvanie prebieha na základe vášho súhlasu.

Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR a čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR.

• Plnenie zákonných povinností

Spracúvame údaje potrebné pre účtovníctvo, daňové povinnosti, BOZP, pracovnoprávnu agendu, evidenčné povinnosti a ďalšie povinnosti vyplývajúce zo zákona.

Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR.

• Evidencia zmlúv, faktúr, korešpondencie a administratívnych dokumentov

Ide o spracúvanie súvisiace s riadnym výkonom podnikateľskej činnosti, prevádzkou projektov a výrobnej agendy.

Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. b), c) alebo f) GDPR (podľa povahy dokumentácie).

Máte právo namietať spracúvanie vykonávané na základe oprávneného záujmu.

• Vedenie evidencie kontaktov obchodných partnerov (zamestnanci a zástupcovia firiem)

Údaje spracúvame za účelom riadenia obchodných vzťahov, koordinácie zákaziek, dodávok materiálu a zmluvnej spolupráce.

Právny základ: oprávnený záujem prevádzkovateľa podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR v spojení s § 78 ods. 3 zákona o ochrane osobných údajov.

Máte právo namietať takéto spracúvanie.

• Marketingové aktivity a propagácia projektov

Osobné údaje (napr. e-mail, telefón, fotografia, videozáznam) môžeme spracúvať na účely marketingu a prezentácie našich produktov a realizovaných projektov (technologické kontajnery, oceľové konštrukcie).

Aktivity zahŕňajú zasielanie obchodných oznámení, newsletterov, účasť na podujatiach, PR materiály, zverejňovanie referencií a realizácií na webe alebo sociálnych sieťach.

Právne základy:

• Oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR) – ak ste naším existujúcim klientom a marketing sa týka podobných produktov alebo služieb. Máte právo namietať.
• Súhlas (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR) – ak nie ste klient alebo ak ide o marketing vyžadujúci súhlas (napr. newsletter, fotografie a videá z podujatí). Súhlas môžete kedykoľvek odvolať.

Kategórie dotknutých osôb

• Klienti a potenciálni klienti
• Zmluvní partneri a dodávatelia
• Uchádzači o zamestnanie
• Zamestnanci a spolupracovníci
• Fyzické osoby komunikujúce s prevádzkovateľom
• Fyzické osoby ako účastníci marketingových aktivít alebo podujatí

Rozsah spracúvaných osobných údajov

• Identifikačné údaje: meno, priezvisko, názov spoločnosti, IČO, DIČ, titul
• Kontaktné údaje: telefón, e-mail, adresa sídla alebo prevádzky
• Údaje súvisiace s obchodnými vzťahmi: objednávky, zmluvy, projektová dokumentácia, technické podklady
• Transakčné údaje: údaje o úhradách, príjemcoch a odosielateľoch
• Fotografie a audiovizuálne záznamy: používané len na marketingové alebo prezentačné účely
• Obsah komunikácie: e-maily, správy z formulárov, korešpondencia
• Údaje potrebné na splnenie zákonných povinností: účtovné a daňové doklady, pracovnoprávna agenda, BOZP dokumentácia

4. Doba spracúvania a uchovávania Vašich osobných údajov

Vaše osobné údaje, ktoré sme spracovali alebo spracúvame podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia GDPR – v rámci plnenia záväzkov prevádzkovateľa, spracúvame aj za účelom splnenia našich zákonných povinností týkajúcich sa daní a účtovníctva. Tieto povinnosti vyplývajú zo všeobecne záväzných právnych predpisov, ako je napríklad zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov alebo zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov a zákon č. 563/2009 Z. z. o správe daní. Údaje musíme uchovávať po dobu stanovenú týmito právnymi predpismi. Riadime sa zásadou minimalizácie uchovávania osobných údajov podľa čl. 5 ods. 1 písm. e) Nariadenia GDPR, a preto budú Vaše osobné údaje, ktoré nepodliehajú archivácii podľa osobitných právnych predpisov, vymazané alebo anonymizované.

Osobné údaje spracúvané na základe udeleného súhlasu podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) Nariadenia GDPR, napríklad pre zaradenie dotknutej osoby do evidencie uchádzačov o zamestnanie alebo za účelom zasielania aktuálnych marketingových noviniek, spracúvame po dobu 3 rokov alebo do odvolania súhlasu. V prípade, že sa blíži koniec doby spracúvania údajov, kontaktujeme dotknutú osobu s možnosťou obnoviť a predĺžiť súhlas na ďalšie obdobie spracúvania. Ak dotknutá osoba súhlas neudelí alebo nereaguje na kontakt, osobné údaje prestaneme spracúvať – automaticky ich vyradíme z evidencie, elektronické údaje technicky vymažeme zo systémov a fyzické dokumenty skartujeme.

Osobné údaje spracúvané na základe oprávneného záujmu podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia GDPR, ktoré boli získané pri reakcii na podaný dopyt, podnet alebo otázku za účelom poskytnutia spätnej väzby dotknutej osobe, sú bezodkladne vymazané po vybavení, pokiaľ neboli následne postúpené do predzmluvného alebo zmluvného vzťahu.

Ako Prevádzkovateľ zabezpečíme výmaz osobných údajov bez zbytočného odkladu po tom, ako: boli ukončené všetky zmluvné vzťahy medzi Vami a nami ako prevádzkovateľom ; a/alebo

– zanikli všetky Vaše záväzky voči prevádzkovateľovi; a/alebo

– boli vybavené všetky Vaše reklamácie a žiadosti; a/alebo

– boli vysporiadané všetky ďalšie práva a povinnosti medzi Vami a nami ako prevádzkovateľom; a/alebo

– boli naplnené všetky účely spracúvania stanovené právnymi predpismi alebo účely spracúvania, na ktoré ste nám dali súhlas, ak spracúvanie prebiehalo na základe súhlasu dotknutej osoby; a/alebo

– uplynula lehota, na ktorý bol súhlas udelený alebo dotknutá osoba svoj súhlas odvolala; a/alebo

– bolo vyhovené žiadosti dotknutej osoby o výmaz osobných údajov a bol naplnený niektorý z dôvodov odôvodňujúcich vyhovenie tejto žiadosti; a/alebo

– nastala rozhodná právna skutočnosť pre skončenie účelu spracúvania a zároveň uplynula aj ochranná retenčná lehota vymedzená s ohľadom na princíp minimalizácie doby uchovávania osobných údajov;

– a súčasne netrvá oprávnený záujem prevádzkovateľa, zanikli všetky povinnosti stanovené všeobecne záväznými právnymi predpismi, ktoré si vyžadujú uchovávanie osobných údajov dotknutej osoby (najmä na účely archivácie, výkonu daňovej kontroly a pod.), alebo ktoré by bez ich uchovania nebolo možné splniť.

Akékoľvek náhodne získané osobné údaje v žiadnom prípade ďalej systematicky nespracúvame na žiadny nami vymedzený účel. Ak je to možné, informujeme dotknutú osobu, ktorej náhodne získané osobné údaje patria o ich náhodnom získaní a podľa povahy prípadu jej poskytneme potrebnú súčinnosť vedúcu k obnoveniu kontroly nad jej osobnými údajmi. Ihneď po týchto nevyhnutných úkonoch smerujúcich k vyriešeniu situácie, všetky náhodne získané osobné údaje bezodkladne bezpečným spôsobom zlikvidujeme.

V prípade záujmu o ďalšie informácie o konkrétnej dobe uchovávania Vašich osobných údajov nás prosím kontaktujte prostredníctvom uvedených kontaktných údajov.

5. Zverejnenie údajov

Naša spoločnosť získané osobné údaje v žiadnom prípade svojvoľne nezverejňuje.

6. Cezhraničný prenos a profilovanie osobných údajov

Cezhraničný prenos mimo EÚ a profilovanie osobných údajov sa nerealizuje a ani do budúcna nezamýšľa.

7. Práva a povinnosti dotknutej osoby

• Dotknutá osoba je povinná uviesť iba úplné a pravdivé údaje.
• Dotknutá osoba sa zaväzuje, že v prípade zmeny svoje údaje zaktualizuje a to najneskôr pred zrealizovaním prvej objednávky nasledujúcej po vzniku zmeny.
• Dotknutá osoba sa zaväzuje, že ak poskytne osobné údaje tretej osoby (meno, priezvisko, telefónne číslo), robí tak iba s jej súhlasom a dotknutá osoba je oboznámená s postupmi, právami a povinnosťami, ktoré sú uvedené na tejto stránke.
• Ako dotknutá osoba máte v stanovenom rozsahu právo rozhodovať o nakladaní s Vašimi osobnými údajmi. Uplatniť uvedené práva si môžete osobne sídle Prevádzkovateľa alebo telefonicky – písomne (poštou / e-mailom).

Budeme sa Vám snažiť odpovedať čo najskôr, vždy Vám však odpovieme najneskôr do 30 dní od doručenia Vašej žiadosti. Platné právne predpisy a Nariadenie GDPR, resp. Zákon Vám zabezpečujú najmä:

Právo na prístup – Máte právo od nás požadovať potvrdenie o tom, či sa spracúvajú Vaše osobné údaje, a pokiaľ tomu tak je, získať kópiu týchto údajov a dodatočné informácie vyplývajúce z čl. 15 Nariadenia, resp. § 21 Zákona. V prípade, že o Vás získavame veľké množstvo údajov, môžeme od Vás požadovať, aby ste špecifikovali svoju požiadavku na okruh konkrétnych údajov, ktoré o Vás spracúvame.

Právo na opravu – K tomu, aby sme o Vás neustále spracúvali len aktuálne osobné údaje potrebujeme, aby ste nám ich zmenu oznámili čo najskôr ako nastane. V prípade, že o Vás spracúvame nesprávne údaje, máte právo požadovať ich opravu.

Právo na výmaz – Ak budú naplnené podmienky článku 14 Nariadenia, resp. § 23 Zákona, môžete požadovať výmaz Vašich osobných údajov. O výmaz preto môžete žiadať napríklad ak ste odvolali Váš súhlas so spracúvaním osobných údajov a neexistuje iný právny základ spracúvania, alebo v prípade, že Vaše osobné údaje spracúvame nezákonne, alebo sa pominul účel, na ktorý sme Vaše osobné údaje spracúvali a nespracúvame ich za iným kompatibilným účelom. Vaše údaje však nevymažeme ak sú potrebné na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

Právo na obmedzenie spracúvania – Ak budú naplnené podmienky článku 18 Nariadenia, resp. § 24 Zákona, môžete od nás požadovať, aby sme obmedzili spracúvanie Vašich osobných údajov. O obmedzenie preto môžete žiadať napríklad počas toho, ako namietate správnosť spracúvaných údajov alebo v prípade, že je spracúvanie nezákonné a Vy si neželáte, aby sme údaje vymazali, ale potrebujete, aby ich spracúvanie bolo obmedzené počas toho ako si uplatníte Vaše práva. Vaše údaje naďalej spracúvame ak existujú dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

Právo na prenosnosť – Ak je spracúvanie založené na Vašom súhlase alebo vykonávané za účelom plnenia zmluvy uzatvorenej s Vami a zároveň vykonávané automatizovanými prostriedkami, máte právo od nás obdržať Vaše osobné údaje, ktoré sme od Vás získali v bežne používanom strojovo čitateľnom formáte. Ak o to budete mať záujem a bude to technicky možné, Vaše osobné údaje prenesieme priamo k inému prevádzkovateľovi. Toto právo nebude možné uplatniť na spracúvanie vykonávané z dôvodu plnenia úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci.

Právo namietať voči spracúvaniu – Ak spracúvame Vaše osobné údaje z dôvodu plnenia úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci nám zverenej, alebo pokiaľ je spracúvanie vykonávané na základe našich oprávnených záujmov či oprávnených záujmov tretej strany, máte právo namietať voči takémuto spracúvaniu. Na základe Vašej námietky spracúvanie osobných údajov obmedzíme a pokiaľ nepreukážeme závažné oprávnené dôvody spracúvania, ktoré prevažujú nad Vašimi záujmami, právami a slobodami alebo dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov, osobné údaje naďalej spracúvať nebudeme a Vaše osobné údaje zmažeme. Máte právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu osobných údajov na účely priameho marketingu, vrátane profilovania v rozsahu, v akom súvisí s takýmto priamym marketingom. Po vznesení námietky Vaše osobné údaje už na tento účel spracúvať nebudeme.

Právo podať sťažnosť – Ak sa domnievate, že spracúvanie Vašich osobných údajov je v rozpore s Nariadením, resp. Zákonom, máte právo podať sťažnosť na jeden z príslušných dozorných orgánov, najmä v členskom štáte Vášho obvyklého pobytu, miesta výkonu práce alebo v miesta údajného porušenia. Pre územie Slovenskej republiky je dozorným orgánom Úrad pre ochranu osobných údajov, so sídlom: Hraničná 4826/12, 820 07 Bratislava, Slovenská republika, web: www.dataprotection.gov.sk, tel.: +421 /2/ 3231 3220.

Právo odvolať súhlas – Ak je spracúvanie Vašich osobných údajov založené na súhlase, máte právo tento súhlas kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na už vykonané spracúvanie. Ak sa kedykoľvek neskôr rozhodnete, že máte záujem opätovne dostávať od nás obchodné a marketingové ponuky o našich produktoch a službách, svoj odvolaný súhlas (respektíve podanú námietku) môžete kedykoľvek znovu udeliť, a to ktoroukoľvek vyššie uvedenou formou kontaktu.

8 . Kontaktné údaje Úradu na ochranu osobných údajov

Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky

Adresa:

Budova Park one

Námestie 1.mája 18

811 06 Bratislava

Slovenská republika

IČO: 36 064 220

Podateľňa:

pondelok – štvrtok: 8:00 – 15:00

piatok: 8:00 – 14:00

Telefonické konzultácie v oblasti ochrany osobných údajov:

Utorok a Štvrtok od 8:00 do 12:00 +421 2 323 132 20

Sekretariát predsedu úradu +421 2 323 132 11

Sekretariát úradu +421 2 323 132 14      

Fax: +421 2 323 132 34

Hovorca:

mobil: 0910 985 794

e-mail: hovorca@pdp.gov.sk

E-mail :

1. a) všeobecne: dozor@pdp.gov.sk
2. b) pre poskytovanie informácií podľa zákona č. 211/2000 Z. z.: info@pdp.gov.sk
3. c) webové sídlo: webmaster@pdp.gov.sk
4. d) na podávanie žiadostí o poskytnutie informácie podľa zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám využite on-line formulár.
5. e) emailová adresa, prostredníctvom ktorej Vám bude Úrad poskytovať poradenstvo v oblasti ochrany osobných údajov. Je určená pre deti, mládež, študentov, učiteľov, rodičov, ktorí majú podozrenie, že ich osobné údaje boli zneužité: ochrana@pdp.gov.sk